第028期 電子報 歷屆電子報

業務心得

最重要的小事

從機關轉換到公所任職將屆3個月,人事室也由原本2、30人的大家庭變成1人公司,其中角色的轉變、業務的範圍以至於心境的開展,都以極快的速度改變著,對於業務執行、法規精熟、處事進退等層面均待提昇,內心惶惶可想而知。在經歷了業務交接及調整的過程後,深深覺得人事人員有數種不可或缺的工具,藉此機會與大家分享:

SOP作業流程-

現任台北市長柯文哲曾說:「80%SOP解決,剩下20%再討論想辦法。」這方法在人事服務上也非常的適用,公所、中小學校的人事人員常得要一人單打獨鬥,想來就非常的累人,好在人事處提供了十分便利的知識平台,分享任免、獎懲、福利、退撫等各項業務的標準作業流程,節省了不少摸索的時間且能減少錯誤,讓新人能在最短的時間上手,也能提供單位同仁及時且品質不變的人事服務。除此之外,SOP無法處理的部分,尚能透過各人事單位間檔案分享、業務交流、相互的詢問參考,又或以參酌線上人事業務交流平台所提供的案例、請示處裡業務科的做法等方式來尋求解決。

Line在一起-

在2015年的今天,line的使用已經充滿了我們的生活,小從親友聯繫,大至職場溝通、公務處理,都有line的蹤影,打破公私的界線,無處不是我們的行動辦公室。這種新的溝通模式,主管們期待能在30分鐘內或是更短的時間內收到回應,無分上班或下班;這種方式的確讓公務的處理更加有效率,然而回復內容難以精確、簡短應答中認知落差也隨之產生,容易造成溝通過程中的猜測及誤會。因此在享受通訊軟體帶來便利的同時亦不能偏廢,面對面的溝通協調、以及公務書信中講求精確的遣詞用字,仍扮演重要角色;與時興通訊軟體互補不足,才能達到事半功倍的效果。

人情味-

人事業務不僅僅是服務的提供,更是情感的連結。人事業務的推動,不能只是紙上談兵,更需要的是和同仁保持良好密切的互動。從許多機關活動的參與當中,去了解同仁業務上的辛勞,適時關懷、提供意見、協助以及支持,才能獲得同仁的認同並主動配合,形成良好的循環,就是身為人事人員的成就與滿足。

人事業務範疇廣、法規也相當繁雜,除了配合政府的各種制度外、也得維護同仁的各項權益,才能準確的陪伴同仁從進用、陞遷、結婚、生育以至退休等等的重要時刻;在人事服務中,不僅在工作上得要盡心盡力,正向思考、積極關懷,將同仁的每件小事放心上,當作是「最重要的小事」,用人情味讓人「揪感心」,才是能成就與眾不同的關鍵。

*小編附註:SOP除了能幫助我們利用有限時間跟資源處理複雜的作業、使流程穩定化之外,還具有輔助訓練、發揮從作中學的效果,對於人事業務交接及調整格外重要。感謝旗津區公所人事管理員洪慈憶所分享的人事業務心得。

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