第032期 電子報 歷屆電子報

業務心得

「借力者們」—釋放正向能量、化壓力為助力

踏入古色古香美麗寧靜的校園,迎面而來是矗立在噴水池上、烱烱有神的至聖先師孔老夫子塑像。溫馨典雅的教室建築,為莘莘學子提供了最佳的學習環境。雖然這是一所位居市中心的學校,但仍保有清新活力、純樸的特質,讓初來乍到的我感受如沐春風,願意在此貢獻自己、發揮所長,此時,彷彿又回到當學生時那個無憂無慮的年代了。

「借力」—整合身邊的資源

正值學校期末、人事異動頻繁之際,教育局請本校協辦104學年度全市國中小主任甄試作業,本校教務處也承接了全市國中小藝才班甄試作業,同時還發生了一起校園偷拍事件;霎時間,所有事情排山倒海而來,讓人感到措手不及。兵荒馬亂中,向一位前輩請益,這位資深人事前輩以過來人的身分,耐心委婉地告訴我一則寓言故事:

「一個小男孩彎著腰在院子裏搬一塊石頭,父親在旁鼓勵他:『只要你全力以赴,一定搬得起來!』,然而小男孩使盡吃奶力氣仍無法移動石頭,父親說:『你沒有盡全力!』男孩百思不得其解,父親微笑著說:『我就在你身邊,你都沒有請求我的協助。』大部分時侯,我們就像這小男孩,判斷一件事情能不能做到,往往是看自己能力夠不夠,而忘記檢視自已身邊擁有的全部資源。其實一件事情結果的達成,並非只有靠一已之力的選擇,有時成功與否,端視是否學會整合所有的資源,也只有這樣也才堪稱:盡人事,聽天命。」

經由人事前輩的開導,在往後無數次的主管會報中,努力尋求各處室的協助,協助出人、出力,經由不斷地溝通協調、再溝通再協調,總算完成業務分工,也凝聚起團隊合作的精神。

全市國中小主任甄試作業當天,總務處事務組協助庶務規劃;請各班導師於班親會結束後帶領同學進行試場佈置;當日評審委員、校外工作人員、考生、陪考者停車問題,則請總務處幹事、替代役及保全協助;考生座位號碼表在局端承辦股及本校工作人員幫忙下,順利完成彌封作業;教務處資訊執秘教師甚至主動協助製作動態校園google地圖,方便考生搜尋考場位置。

一路走來,發現原來同仁們都充滿著熱情,在不影響自身工作進度的前提下,都願意提供百分之百的協助,甚至甄試當天為例假日,仍主動請纓擔任工作人員,讓人心生感動。

105年主任甄試作業就在大家共同分擔工作的況狀下圓滿順利完成,雖然下年度換學校主辦,從承辦股長口中得知:「真希望下年度仍由貴校承辦,大家合作得默契十足、十分愉快。」長官的肯定及學校同仁的支持一直是鼓勵人事人員的最大動力,也讓我體悟到公務界是個團結的大家庭,團體的力量是無法可擋的,學習「借力」的精神,足以讓我們完成各項重要的任務。

「瞭解需求」—落實人事關懷

甫結束主任甄試的任務,馬上要迎接今年國一新生的報到日。在少子化浪潮來得又強又快的衝擊下,學校正面臨了重重考驗,根據教育部統計分析預測報告指出, 105年學生人數將驟減5萬人,不但衝擊各級學校招生,更使得曾被視為鐵飯碗的教師也面臨了超額的命運。未來5年內,全台公立國中小教師將超額15千餘人,教師們在無所適從狀況下,焦急期盼政府單位能提出對策提前因應。本校也不能例外,在教務處正進行超額教師介聘意願調查的同時,本校人事室也提供各領域教師於本市及本校的年資積分表,供各領域教師能提早做好生涯規劃。校內教師們的需求不盡相同,但大多數教師均背負著養家活口的沉重壓力,在一一探尋各教師的需求並與各處室主管討論後,請教師會召開超額教師介聘說明會,將教師們無論先超額再介聘、先超額再退休、無法超額但可介聘等情形逐項分析解釋,讓教師們安心。介聘說明會備受學校教師的肯定,雖耗時多日,但得知校內同仁們都能從中找到安身立命的方式,深感「身在公門好修行」的另一層意涵:在公部門有更多機會服務人群,積善功德。

「善用資訊科技」—縮短溝通距離

   回想在協助辦理主任甄試、藝才班甄試、教師異動及各處室有突發狀況時,都是經由line即時通訊軟體成立「藝才班甄試群組」、「行政主管群組」等溝通管道來迅速排除困難;也曾因業務內容複雜,請校內電腦教師協助製作flash流程動畫,讓校內同仁能經由生動的視覺特點快速、清楚瞭解各項流程。善用資訊科技不僅能執行各項人事業務,更能縮短溝通距離。

   現今人事業務隨著人事物異動及法令修改頻繁,常面臨的狀況己非傳統的法令查詢可解決,往往是複合式問題,學會借力整合資源,將是我們在不確定年代中的生存之道。

 

*小編附註:感謝高雄市立民族國民中學人事室林佳靜主任所分享的業務心得,平日建立的良好橫向聯繫就是我們「借力」成功、將壓力化為助力的基礎。

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