第010期 電子報 歷屆電子報

業務心得

善用科技,減輕負擔

愛因斯坦的記憶力不好,正確地說,他是選擇性的對沒興趣的事物記性不好。話說有位記者跟愛因斯坦要電話以便將來有問題可以請教,愛因斯坦欣然的答應,於是掏出了電話本,找到自己的電話號碼告訴對方,對方滿臉錯愕,愛因斯坦解釋:「既然電話簿就有我的號碼,我又何必記住?」姑且不論這故事的真假,不過,可以肯定的是,善用週遭的工具,不必要將龐雜的資訊放在腦中,集中腦力才能更專注的在發展重要的事物上。

 

從事人事業務十餘年來,隨著年紀漸長,記憶力却愈來愈衰退,每天面對一連串的待辦事項及限期填報表單,總是出現東漏西漏的窘境,而多如牛毛却又異動頻繁的人事法令,明明才仔細研究過,過幾天同仁一詢問,却又出現「好像是,又好像不是」的尷尬場面,深怕一不小心就砸了自己努力多年的人事招牌。每每一到這個時候,科技就發揮了很大的功能,除了我們經常在使用的WebHR(人事資訊系統)、WebITR(線上差勤系統)等必要工具之外,下列也是我常用的方式:

一、社群網路:

本市人事人員們熱心助人,因應不同身份及業務需求,組成了好幾個社群網路,以網路通訊軟體相互提醒目前應辦業務,遇到疑惑不解之處,也會有諸多熱心同仁提出分享,除了解決燃眉之急,在交換分享中,彼此相互打氣,也提昇自我的專業知能。

 

二、人事網站:

人事人員臥虎藏龍,個個身懷絕技,擁有資訊專才的人不在少數,舉凡會自動計算的試算檔、業務操作步驟、公文函釋、人事權益懶人包…等等,在同仁所建置的人事網站中都可找到,而且不同的人所設計的風格、走向均有不同,很是豐富。

 

三、套裝軟體:

人事業務的特質就是「繁」與「瑣」,每天的待辦事項不用記事本寫下來,以我們的記憶力根本無法負荷,有些同仁使用試算軟體編寫,並加以記錄執行情形;有些則使用手機、網路行事曆,或者網路便條紙…等等,以輔助記憶,避免遺漏。

 

四、「孤狗」大神:

孤狗大神也是個人膜拜的對象,應該沒有人不認識它吧!網路上的資訊藏量豐富,運用它來搜尋目標其實也是最快的方法,不過,也因為它的資料量太大,有時要過濾一些錯誤或不合時宜的資訊。

 

現在職場已從電腦當機就沒辦法工作,進化成網路斷線也沒辦法工作了,既然電腦、網路是我們工作上必備品,巧妙善用它,讓它符合本身需求,提昇效能並減輕負擔,釋放腦中龐雜不必要的資訊,我們可以在日常公私事務中更能專注有效、得心應手。

 

*小編附註:小編說在這行動科技新時代,善用數位化管理工具能有效提升辦公效率喔。本篇感謝燕巢區公所人事室主任廖怡斐撰文。 

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