第006期 電子報 歷屆電子報

業務心得

我怎麼看WebITR上線這回事?

地政局所屬各地政事務所差勤管理自102年8月26日起,正式加入「全國共享版機關內部差勤電子表單系統(WebITR)」行列,這項改變對於紙本簽到(退)已久,且不適用彈性上下班之地政事務所同仁而言究竟有何影響?推動時反彈情緒會不會很大呢?這是身為人事人員的我,自市府100年起推動試辦WebITR上線以來即不斷思考的問題,對於系統上線這天的來臨,我比機關同仁還緊張。

猶記民國99年甫接任楠梓地政事務所人事管理員職務時,即授命撰寫「地政事務所推動刷卡差勤管理可行性分析」報告,當時我內心滴咕著:「這不是大部分的機關都已經實施的嗎?怎麼可能還會有不可行之處呢?」,於是在短時間內即把紙本簽到(退)及刷卡機制之優缺點,洋洋灑灑列了好幾項,甚至報告中還特別強調,在力求人力有效運用的年代,擅用資訊技術取代人工作業本是機關應有之思維,刷卡機制是為可行且亟待推行之做法,報告徹頭徹尾分析的頭頭是道!然而就在1年前,當市府核定地政事務所為102年度全面導入WebITR上線機關時,我的內心卻燃起一股莫名抗拒的聲音,心想:「看來這次是逃不了了,到時候同仁一定大反彈,我一定會被唸死,…,唉!」這時,竟然是身為人事人員的我先有了反彈且逃避的情緒。

改變是個痛苦的過程,但是為了讓差勤管理更有效率,這項改變是值得努力的。為了建立同仁對電子差勤的認同與接受,且把改變時帶來的衝擊降到最小,我著手計畫執行各項上線前準備工作,從開始選定硬體設備裝設地點及詢價採購,到後來配合廠商匯集差勤資料、召開差勤規定及簽核流程研商會議、種子教師派訓、訂定刷卡注意事項、系統教育訓練及刷卡機、監視系統裝設工作等,按部就班一項一項完成,並在執行過程中做到充分溝通及資訊完整下達,讓同仁在最短的時間孰悉系統操作及了解相關差勤規定,並清楚掌握上線進度。

有了以上的準備,接下來就是上線後的驗證工作了。配合市府刷卡機招標作業,8月26日起WebITR先行上線,11月1日俟刷卡機及監視系統裝設完畢後,才正式以刷卡取代紙本簽到(退)。就在10月31日最後一次簽退那刻,不知道大家是不是都已經做好心理準備,除了紛紛拿起手機拍著「末次簽退」的紀念照外,還興奮地不斷試刷感應卡並嚷著:「好期待刷卡喔!」,同仁們的反應著實讓我有些出乎意外之外!而在爾後的每一天,除了一些對於系統較不孰悉而生的小問題外,不但未曾聽聞或感受到同仁抱怨的聲音及反彈的情緒,反而大部分同仁反應電子差勤上線後請假方便多了。因此,一切水到渠成,WebITR就這麼順利地上線了。

「要怎麼收穫,先怎麼栽」,屏除自己先入為主的負面想法,積極面對並做好各項事前準備,這是推動WebITR上線最大的感觸與收穫。除此之外,我必須非常謙卑且誠心感謝楠梓地政非常支持人事業務的首長及各級主管,還有一群理性、主動且優質善良的同仁,由於他們的支持與配合,讓我有機會印證電子差勤管理確實在地政事務所是為可行之作法。

*小編附註:小編說組織為求永續發展,紛紛導入資訊科技以提高本身的競爭能力,但導入過程中技術支援、學習氣氛及教育訓練,甚或如何降低同仁們的學習焦慮等面向著實考驗人事機構的智慧與努力。本篇感謝楠梓地政事務所人事管理員劉素靜撰文。 
 

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