第029期 電子報 歷屆電子報

業務心得

人事業務大觀園—五力面對

進入人事人員大家庭至今兩年餘,經手之例行業務已漸熟悉,但人事業務學海無垠,常須思考個人法規知識上是否更新、個案處理上是否面面俱到、長官下達的政策命令執行上能否確實、觀點意見是否周詳……等,一路跌跌撞撞也不斷成長、開拓眼界,過程中歸納出「五力」—觀察力、執行力、思考力、溝通力及團結力,作為自己進入公職來的心得:

一、觀察力:

初到新環境,對人事物逐一瞭解,如能迅速掌握人的脾性、事物的特性、業務的流程,均有助更快熟悉業務內容,而做好這些事都需要觀察力。觀察力如何培養?可參考日本趨勢觀察家—大前研一的觀點,他的方法非常務實,主要來自於一顆「沒有自我設限的好奇心」,且若能更進一步,不畫地自限於本身專業、不間斷地吸收各方資訊,日後在本職學能上、甚至跨領域都能自有一番見解與體悟。

二、執行力:

執行力是對長官所下達的命令能確實執行無誤,並交出成果陳報上級。依現任行政院長毛治國對執行力的定義,即「交出成果的能力」,需要良好的工作態度(意願)及工作能力(效能)兩個因素所構成,其中工作態度又最為重要。人事法規多如牛毛,人事服務在對辦理個人權益相關業務上,除大方向的掌握外,也非常須要注意細節,才能避免疏漏損害同儕權益。因此,如何維持對工作的熱情活力,也是執行是否能確實的關鍵因素。

三、思考力:

在例行業務中,找尋不同以往的改進或創新觀點及作法,就是思考力的展現。例如在承辦某年度考績作業時,本室主管採行以檢核表並運用EXCEL電腦軟體的方式,有系統地整理龐大的考績資料,彙整諸如所屬單位包含統計人數、表格繳交進度、作業時程進度等數據,如此作法讓資料一目瞭然,改善工作效率,也減少疏漏及錯誤的機會。因此,如何將業務化繁為簡,除靠不斷累積的經驗外,經常性的對作業流程進行檢視及反思,通常有事半功倍之效。

四、溝通力:

溝通力包括內部的平行與垂直溝通、以及與外部的聯繫。進入公部門才瞭解到,人事業務因與辦理對象的權益關係密切,運用溝通協調的機會自然也較為頻繁。內部溝通部分諸如:差勤請假部分須和同仁們耐心解釋相關規定、業務績效考核的彙整須先與各業務單位事先溝通作業方式並向主管彙報進度、成立性別執行小組並首次召開會議時,與小組成員討論成立小組的任務目的及相關事宜等等;外部聯繫則如:詢問銓敘部人事業務相關問題、參考各縣市業務作法等,都需要專注的理解與條理的說明,務必要在達到雙向溝通後,業務方能順利推展。

五、團結力:

內部良好團結的組織氣氛,將提升辦公室的工作士氣及辦公效率。很幸運的在剛接觸公職時,就遇到願意一步一步引領我們、包容性高及EQ高的主管,且同仁們彼此間相處和氣融融,遇到業務問題詢問時亦不吝給予意見及經驗分享;辦活動時,同仁們也會主動互相協助。這種上下一心的氛圍,讓我能將在工作上遇到的困難與挑戰,從挫折、不知所措的情緒中,轉換成積極面對處理及保持樂觀的心態。

現今人事業務較以往涵蓋範圍更大、本質上更複雜多元,如何在此環境中淡定沉穩的面對,只能期許自己能以敏銳的觀察力審度事情本身,以靈活思考的視角跳脫以往的框架;在溝通協調中集結眾人的智慧結晶,最後以團隊力量確實執行政策,貢獻並展現兼顧質與量的工作成果。

*小編附註:感謝主計處人事室科員羅弘婉所分享的人事業務心得,希望大家都能從中獲取力量,在工作崗位上五力全開,May the force be with you!

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