第031期 電子報 歷屆電子報

業務心得

 從承辦到主管的心理建設

「人」是機構中最大的資源,而「人」有錯綜複雜的邏輯與情感,因此在處理「人」的業務上就顯得重要且困難。

在公部門,人事行政的工作內容是負責政府機構內人事制度的擬定與推行,包含考試、訓練、任免、考績、級俸、陞遷、獎懲、保障、退撫等事項。甫考上公職的我,也調整好心態要面對這些挑戰。

但實務訓練期滿後,卻承辦專案性業務,從創立網頁人事人員專區、辦理各項行銷活動、合併成立高雄市公務人員協會,到協辦性別主流化業務與員工協助方案,都與人事業務的主要範疇無關,一切皆是從無到有、憑空發想、激發創意、天馬行空,還須在有限的經費中落實各項活動。

但長官的一句話猶言在耳,大意是:

「雖然專案讓工作量倍增、絞盡腦汁、頭髮蒼白,但日後回首整段公務生涯,令人印象最深刻的也會是這段忙碌的時光。」

在人事處3年半的歷練中,對人事實務經驗雖然是零,但扎實的訓練讓我們學習著「站在高一層職務的立場思考公務」,激勵我們努力培養主管階級的遠見,讓個人的思考模式有較統整的概念與邏輯。

初任人事主管後,對於要一人面對所有的人事業務,感到惶恐緊張、手足無措,也擔心菜鳥的我會影響到同仁的權益,所幸人事前輩們不厭其煩地教導與關心,讓我得以順利地「且戰且走」到今日。

相對在上級機關承擔活動成敗及所屬評價的壓力,與在第一線人事機構所面臨的壓力是不同的。人事人員常當夾心餅乾,處在上級機關與服務單位、政府與公務人員之間而無所適從。面對公務同仁的個別權益、態度個性,與政府機關的法令規定、政策考量之間的摩擦,人事人員如何居中協調、達成雙贏,考驗著智慧,也考驗著體制的彈性。

另外,現行人事服務趨勢期望人事人員能兼具「專業」的知識與「關懷與服務」的特質,但這轉變的過程帶給人事人員極大的壓力。因為人事業務服務對象是「人」,程序有標準作業流程指引,但「人」沒有規則可循,同樣的流程卻難以滿足每個人的需求與期望,所以往往需先處理情緒、再處理事情。當情緒處理成為工作的一部分,久之也就容易累積負面能量,因此人事人員須找到自行紓解壓力的方法、提高自身的情緒管理能力,並非每位人事人員一開始便都能具備相關特質及能力,且健康開朗的心理特質不易培訓,也因此在達到期望的服務前,常是一段辛苦的自我成長追尋

為了順利完成各項業務,需要多站在當事人的角度去看待事情,也需要多一點的同理心陪伴。曾聽友人提到,過去曾因未將公司與當事人間溝通的橋樑工作搭建好,最終導至優秀人才的離職,主管為之挫折,甚至牽動公司整體負面情緒的氛圍,才驚覺:人事業務不僅涉及同仁的權益事項,還能發揮影響力,催化、改變組織氣候。成為心理健康的人,面對壓力與挫折的化解能力也會高於一般人,所以要營造快樂的職場氛圍,必須先從自己做起,讓自己開心工作、提高情緒管理能力,與各位人事夥伴共勉之。

*小編附註:感謝三民地政事務所人事室邱琇雪主任所分享的人事業務心得,侃侃而談從擔任承辦人到初任人事主管間的心路歷程,言簡意賅剖析角色不同所需的心理建設,是本府新進人事同仁在職涯發展中非常受用的一堂課

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